Tips Sukses Adakan Press Conference di Tengah Pandemi
Press Conference adalah cara untuk mengumumkan produk atau layanan baru, new inventions, atau mengkomunikasikan berita lain dalam bisnis Anda. Biasanya dipimpin oleh perusahaan atau orang yang ditunjuk oleh tim manajemen eksekutif seperti media agency. Press Conference adalah pertemuan dimana terdapat media dan perwakilan perusahaan lain, seperti pengumuman resmi yang bisa diberitakan secara massa sesuai dengan target media yang sudah ditentukan.
Terutama di tengah pandemi ini, Press Conference sebenarnya masih diperlukan untuk menjangkau produk baru, inovasi baru, ataupun new service yang dimiliki sebuah perusahaan atau brand. Namun bagaimana di tengah pandemi sebuah press conference bisa berhasil untuk diadakan dan mendatangkan banyak media lalu coverage bisa merata? Simak beberapa tips berikut ini.
Susunlah Story Dari Pesan yang Ingin Disampaikan
Apakah inti dari yang ingin Anda katakan? Apa atau siapa yang Anda tanggapi? Seringkali, sebuah Press Conference merupakan tanggapan terhadap peristiwa yang telah menjadi pembicaraan publik. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengontrol pesan, jadi penting untuk menjelaskan dengan diri Anda sendiri. Ketahui apa yang ingin Anda katakan, mengapa itu perlu dikatakan, dan bagaimana Anda akan mengatakannya. Tentukan tujuan Anda: Apakah tujuan tersebut untuk mengklarifikasi kontroversi atau masalah yang mendesak? Atau, apakah untuk menarik perhatian mereka pada sesuatu yang positif? Mungkin itu untuk menyikapi berita negatif atau kritik media. Tulislah garis besar dari beberapa poin kunci yang ingin Anda diskusikan. Pastikan untuk memasukkan poin-poin penting ini dalam catatan Anda.
Pilihlah Lokasi Sesuai Dengan Keadaan Pandemi
Di tengah pandemi ini semua acara akan diadakan secara virtual. Namun, penentuan tempat juga harus diperhatikan. Walaupun ditentukan secara virtual, media juga harus setidaknya melihat dan bisa experience di tempat diadakan press conference berlangsung. Misalnya, ketika suatu brand meluncurkan store baru dan ingin launching mengundang media, buatlah sebuah virtual tour sambil berbincang-bincang dengan narasumber yang hadir.
Jika meluncurkan produk terbaru, pilihlah sebuah studio yang mumpuni dengan tampilan green screen supaya tim creative dan production Anda bisa set background yang bisa membuat experience Press Conference terkesan lebih menghidupkan suasana, sehingga media yang hadir secara virtual dapat lebih aware mengikuti rangkaian acara sampai habis.
Jika harus mengundang media, buatlah yang sangat private yang hanya maksimal hanya 5-6 orang yang datang. Misalnya, sebuah brand restoran ingin meluncurkan menu baru dan ingin mengundang media, buatlah secara eksklusif mengundang satu narasumber penting dan targeted media yang sesuai. Semacam mengadakan mini press conference tapi lebih targeted.
Tentukan Daftar Media yang Akan Diundang
Buatlah daftar media yang akan diundang. Pilih beberapa orang dari setiap organisasi dan undang mereka melalui email atau menelponnya secara langsung. Setidaknya menjangkau beberapa orang di setiap stasiun televisi, majalah, atau surat kabar.Isi di dalam invitation email harus jelas dan merepresentasikan acara, jangan hanya setengah info saja. Jika lewat telepon, komunikasikan acara yang akan Anda adakan ke media tersebut
Kreasikan Nada Bicara Anda
Pada hari Press Conference diadakan, sangat penting untuk datang beberapa jam lebih awal untuk memastikan bahwa lokasi telah disiapkan dengan baik. Tetapkan orang atau grup untuk memeriksa kredensial di pintu untuk mempersilahkan orang masuk. Anda perlu memverifikasi bahwa tamu undangan melalui absensi untuk menandatangani nama mereka dengan menyatakan media dari mana yang datang. Pastikan ada banyak kursi yang menghadap ke meja utama, dari mana Anda akan berbicara dengan media. Ini adalah kesempatan Anda untuk mengontrol lokasi dan mengatur cara konferensi pers akan berlangsung, dan pastikan juga protokol kesehatan sudah ditetapkan dengan baik. Jika diadakan secara virtual, aktiflah untuk chat dan reminding media supaya bisa absen data diri di kolom chat untuk mempermudah database Anda.
Follow Up Setelah Press Conference Selesai
Setelah press conference selesai, putuskan siapa yang akan Anda ucapkan terima kasih. Lihat lembar absen kemudian ucapkan terima kasih. Jika Anda mengumpulkan informasi kontak mereka, tawarkan untuk menjawab pertanyaan follow up atau kirimkan notulensi. Ini adalah waktu yang tepat untuk menjalin hubungan, jadi cobalah bersikap positif dengan kegiatan ini.
Sumber: Chron.com dan dari berbagai sumber
